旅行懶人包|更改行程是個大魔王,比重訂行程還麻煩!直接告訴你SOP,避免錯改洞更大

相信疫情的不穩定狀況應該讓很多人的旅遊行程措手不及!過去在國外旅行的時候累積了很多經驗,所以現在不管國內外的行程更改、旅遊更改都相對簡單很多(至少減少了語言溝通這一個難關)。這一篇整理一下不管任何旅遊行程的更改,該要注意哪些是以及SOP有哪些。

哈囉!我是奶茶團長Difeny,鍾情旅行、擅長歐洲與日本旅行慢活、慎選質感飯店,專長親子旅行教養與情緒教養關係,希望能帶給你不同的旅行想像。

 

一、先確認要更改的是整個行程還是部分行程

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通常改行程是整個旅行過程當中非常常見的一個過程,很難會有萬無一失的行程安排。不管是因為突如其來的事件、假期的因素、甚至如同疫情這種狀況,一但確認行程會有異動,第一件事情要先確認的是:部分行程變動還是所有行程變動。

這會牽涉到,如果你是跟團旅行社的行程,會由旅行社統一處理,旅客只要確認自己是否可以參與、其他都有定型化契約可以保障。但是如果是自己的自由行行程,就要一一去展延、取消、或者是溝通。

步驟一:請先確認你只需要處理其中之一個行程就好,還是全部都要取消或延期。

步驟二:把所有訂購的票券、行程、日期展開來,做一個確認清單。

 

二、把新的行程日期、以及舊的一起列出來

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Difeny 自己有一個Excel行程表,會記錄我自己的大致行程、交通方式、訂房訂票紀錄以及憑證連結,畢竟經常旅行的人可能一羅列出來是5~10趟大小不等的旅行,內容繁雜的程度不靠紀錄是沒辦法安全旅行的。於是通常我會列出來我原先所有的訂房、或者票券的清單,再把我預計修改的、或者展延的行程先依照新的日期排出來。再寫一份清單出來。

步驟:

1.先拿出原先的行程

2.簡單排列新的時間行程順序

3.找出需要更動的Item註記。

 

 

三、先從最麻煩的、會牽涉到最多問題的開始動

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進行大規模的修改之前,必須先一一確認一下你的每一個機票、住宿、交通票券、以及活動行程訂購紀錄等等,如果是自由行者,通常這些紀錄都會分散在不同的訂購平台,所以在訂購時建議都要有統一的mail紀錄資料夾,或者依照訂購的紙本列印並且依照日期排列,未來若有需要確認行程或者是改退休正時,才不至於東漏西漏、手忙腳亂。

以下就分幾個項目來進行簡單說明:

・機票:

如果是新手的話,機票建議都先在官網上訂購,改退的時候也比較單一不麻煩。如果你的機票是在OTA上訂購,那麼聯繫改退的窗口就會是OTA,這是通則。

不過機票基本上佔據在旅費當中很大的部分,如果需要改退,通常需要視你的票價購入原則去思考與考量,有些機票不可改退但是非常便宜,那就要看你修改的時候是需要加價或者是只能放棄了。

 

・住宿:

住宿的部分通常只要還有房間,要改日期都不難,價位可能只會依照是否是假日房價而微幅調整。建議也是要注意自己在OTA上購買的價格是否是可以改退的。

・交通:

交通的部分通常彈性比較大,修改日期也不是太難。

 

以上幾項,請先思考一下哪一個修正改退比較困難,要先處理那一個item,原因是每一個項目都是牽一髮而動全身,要先處理掉最困難的那一個,其他的依照這個的情況再去做修正就好。

例如:Difeny曾經因為外站出發班機的銜接問題,必須要調整所有行程往後一天,那麼我就只能先處理班機的確認之後,才去做住宿的調整,千萬不要同時改機票又同時改飯店,因為萬一機票無法改,你必須思考的可能是行程的放棄或者是飯店的放棄、甚至有可能連該國家都會大轉彎不去的時候,反而會浪費更多錢。

 

改行程的心法是,既然變動是必定的,那就一個一個來,不要著急。

 

四、是取消還是可以改日期要確認清楚

 

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到底是要取消還是要改日期,這看起來很簡單的問題,但是可能會牽涉到價格的浮動。

例如機票,當你是三月的機票要改成七月的機票,等於是從淡季改為旺季出發,那麼就會牽涉到價差。觀光區的飯店可能也是這樣的,建議可以先詢問取消重訂的價差、以及更改日期的價差哪一個比較划算。有些飯店因為比較彈性,改日期基本上不太需要收手續費用,甚至願意保留訂金等等。在更改行程這種牽一髮動全身的過程中,建議先以改日期為第一處理。有些票券取消會有費用、有些行程無法取消,都是麻煩的。

 

 

五、跟誰訂的機票、飯店、行程,就跟誰改

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因為網路世界的發達,很多行程、住宿、活動、甚至機票都可以一站式就訂購,不管是KLOOK或者是KKdayAgodaBookingSkyscanner 等,都有全面性的產品服務等,不過千萬要記得,任何一個訂購的改退,「你把錢付給誰,就找誰改退!」這是不變的道理。如果是跟OTA訂購,就是請OTA協助改退,如果是跟該飯店、航空公司訂購,就是對口該飯店或航空公司。

 

 

六、做一個修改紀錄(改到哪裡、確認到哪裡)

每一個修改紀錄,都必須要存擋確認。因為常常有些行程的修改不是一天兩天就可以改好的,書信、訊息、甚至電話往返都需要時間,所以務必一定要把紀錄都寫好,今天改了A飯店,所以這個部分是否ok!明天要從B飯店或者機票開始處理等等。也請務必保有一個習慣,把任何改退文字紀錄都存取下來,畢竟是人工處理都會有問題,記錄下來甚至double check才是保命良方。最好的是如果你是透過OTA處理修改之後,還記得要寄一封mail到官網進行確認,才是行程沒有問題的最佳保障。

 

 

七、最後做完整確認,改好的是不是自己要的、是改的還是取消的,都要註記好,未來方便確認

經過辛苦的修改之後,最後一定要把行程再模擬一次,有沒有其他修改後的遺漏疏失,然後還有舊的需要修正的行程是不是也都確認完整都改好了,這才結束整個修改行程的魔王大地獄。

 

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[註]文章內容由網站走走停停,小燈泡在旅行授權提供(原文連結)

關於作者「走走停停,小燈泡在旅行

Difeny是個非常喜愛旅行的旅人, 除了國內旅行之外,足跡遍佈歐洲亞洲等20餘國,喜歡研究交通票券攻略,喜歡漫遊生活,喜歡思考。總覺得人生即是旅行,旅行即是人生,利用深度的文化思考文字,撰寫自己的旅行記錄。因為教養孩子,帶著孩子旅行,於是有著浪漫旅行教養觀,我們在旅行的路上,帶著孩子看世界。